I La remise de votre offre
La transmission des offres dans le cadre d’une procédure de marché public répond à des exigences strictement définies par le règlement de consultation.
Les candidats doivent veiller à respecter les modalités de remise imposées par l’acheteur, tant pour garantir la recevabilité de leur candidature que pour assurer la traçabilité et la sécurité de leur envoi.
Plusieurs modes de transmission peuvent être autorisés, chacun répondant à des conditions précises visant à établir une preuve certaine de la date et des modalités de dépôt. Ces règles concernent aussi bien les remises physiques que les transmissions électroniques.
Envoi postal avec accusé de réception
Ce mode de transmission permet de garantir la preuve certaine de la date de remise.
Il est impératif d’éviter tout envoi en courrier simple, qui ne permettrait pas de justifier de la date de dépôt.
Dépôt en mains propres ou par coursier
Dans ce cas, il appartient au candidat de solliciter la signature d’un récépissé attestant du dépôt effectif de son enveloppe auprès du maître d’ouvrage ou du service désigné.
Transmission par voie dématérialisée
Lorsque cette option est prévue par l’acheteur public, la remise de l’offre peut s’effectuer en ligne, notamment lorsqu’une signature électronique est requise.
Ce mode de transmission est désormais le plus courant dans les procédures de marchés publics.
Copie de sauvegarde
Le règlement de consultation prévoit généralement la possibilité de transmettre une copie de sauvegarde. Les modalités exactes sont détaillées dans le dossier de consultation.
Elle permet au candidat de disposer d’un moyen alternatif en cas de dysfonctionnement technique lors du dépôt électronique.
L’acheteur ne l’utilise uniquement si l’offre transmise en ligne :
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Est inaccessible.
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Est infectée par un virus.
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Est corrompue, illisible ou incomplète.
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Ou n’a pas été reçue pour une raison technique indépendante de la volonté du candidat.
Respect des délais de remise
Le respect du délai fixé pour la remise des offres est impératif. Tout dépôt après date et ou l'heure précisé au RC entraîne automatiquement l’irrecevabilité de l’offre, indépendamment du motif du retard, et cela même sur quelques minutes :
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Les problèmes d’acheminement postal, tels qu’une grève ou une erreur de distribution, ne peuvent fonder aucune dérogation.
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Dans le cadre dématérialisé, un retard de quelques secondes suffit à disqualifier l’envoi.
Recommandations pour la transmission dématérialisée
Il est vivement recommandé de procéder à un test de dépôt en amont de la date limite officielle.
La plupart des plateformes de dématérialisation proposent des fonctionnalités dédiées permettant de vérifier :
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La conformité des formats de fichiers.
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La validité technique des documents transmis.
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L’absence de dysfonctionnement informatique interne à la structure du candidat.
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