I La signature électronique

Concernant le dépôt d’une offre sur un appel d’offres public :

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• Depuis l’ordonnance n°2018-1074 et le décret n°2018-1075 (entrés en vigueur au 1er octobre 2018), les acheteurs publics ne sont plus tenus d’exiger une signature électronique au stade du dépôt de l’offre.

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• En pratique, l’acheteur peut demander la signature seulement au moment de l’attribution du marché (c’est-à-dire lorsque l’offre est retenue).

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Néanmoins, si le règlement de consultation (RC) exige une signature électronique au dépôt, alors elle devient obligatoire.

La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé.

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Pour utiliser la signature électronique, l'entreprise doit satisfaire plusieurs conditions préalables :

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• Elle doit avoir acquis un certificat de signature qui est nominatif et l'application logicielle correspondante qui est souvent proposée par le profil d'acheteur. Il permet de garantir l’identité du signataire et l'intégrité du document électronique, c’est-à-dire qu’il ne peut plus être modifié une fois signé.

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• Le certificat est délivré pour une durée de 1 à 3 ans à une personne physique et non à une entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’une clé USB.

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• Elle doit avoir précisé son organisation interne et désigné les personnes habilitées à signer en son nom : son titulaire doit avoir la capacité d'engager la société ou disposer d'une délégation de pouvoir.

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Attention : Un document imprimé signé à la main, puis scanné et transmis par voie électronique a la valeur d'une simple copie. Pour avoir une valeur juridique et le même effet que l'original, il faudra prouver que la copie est conforme à l'original.

Le certificat de signature électronique est payant. Il est commercialisé par des prestataires privés de certification électronique qualifiés.

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Son obtention pouvant prendre plusieurs jours, voir plusieurs semaines, la demande doit être anticipée par rapport au délai de réponse indiqué dans l'avis de marché. La personne signataire devra se déplacer personnellement pour récupérer la clef de signature à la CCI de son département.

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Les principaux prestataires certifiés « eIDAS » : ChamberSign & YouSign

La plupart des plateformes publiques proposent un dépôt « test » sous signature électronique, ne pas hésiter à effectuer ce test afin  de bien s’approprier le processus en amont du dépôt officiel.

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Les appellations  des certificats de signature : PAdES, XAdES et CAdES sont les trois principaux formats de signature électronique standardisés au niveau européen :

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• PAdES pour les PDF, qui permet une signature intégrée au document,

• XAdES dédié aux documents XML facilitant l’automatisation des traitements,

• et CAdES pour les fichiers binaires.

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Le plus simple pour avoir pratiquer les 3 solutions étant de passer par votre logiciel Adobe PDF. Il s’agira alors du format PAdES. L’apposition de la signature se faisant très simplement sur vos documents PDF directement sur votre document PDF.

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Rappel : Les formulaires de candidature (Document Unique de Marché Européen (DUME) ou ( DC1, DC2), n’ont pas à être signés, que ce soit de manière manuscrite ou électronique.

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