Réception des offres, analyse et attribution

Dossier sous format papier

Une fois la date et l’heure limite de réception des offres dépassées, l’acheteur public  peut procéder à l’ouverture des plis.

​

Celle-ci n’est pas publique et les candidats n’y sont pas admis.

​

Seuls peuvent être ouverts les plis qui ont été reçus au plus tard à la date et à l’heure limite annoncées dans l’avis de publicité ou le Règlement de la Consultation, les plis transmis même quelques secondes après l’heure définie, sont rejetés.

​

Dossier par voie dématérialisée

À la date et l’heure limites indiquées dans l’avis ou le règlement de consultation :

​

• Le profil d’acheteur sur la plateforme ferme automatiquement la possibilité de déposer une offre.

• Chaque dépôt réalisé avant l’échéance est horodaté électroniquement, ce qui garantit son caractère recevable.

• Aucun membre de l’acheteur ne peut accéder aux offres avant l’heure d’ouverture de la séance de dépouillement.

 

Ce verrouillage est obligatoire et empêche toute intervention humaine sur les dossiers déposés.​

​

​

Offres format papier

À l’heure prévue, les membres habilités se réunissent et ouvrent successivement les plis papier.
 
Contrôles réalisés :

• Intégrité du pli.

• Présence d’une enveloppe intérieure « candidature » et d’une enveloppe « offre » lorsque le RC le prévoit.

• Présence des documents exigés.

 

Un procès-verbal d’ouverture des plis est rédigé et signé par les membres présents.

Offres dématérialisées 
L’ouverture se déroule uniquement par des personnes habilitées.

• L’acheteur se connecte au profil d’acheteur avec un compte autorisé.

• Une authentification forte (souvent 2 facteurs) peut être requise.

• Le système enregistre automatiquement : identité du lecteur, date, heure et actions réalisées.

Pour chaque soumissionnaire, l’acheteur visualise :

• La liste des fichiers déposés.

• Le nom du pli (souvent un zip).

• La taille des fichiers.

• L'état de la signature électronique si elle est requise.

 
Un procès-verbal d’ouverture peut être généré automatiquement par la plateforme.

L’acheteur public procède ensuite à l’analyse des offres en 2 étapes successives.
 
1. D’abord, en vérifiant la conformité administrative des entreprises :
 
Offres sous format papier 

• Complétude des documents de candidature ( pièces fiscales et sociales, capacités, etc...).

• Conformité aux exigences du RC.

 
Offres dématérialisé

• Complétude des documents de candidature (DUME, pièces fiscales et sociales, capacités, etc...).

• Conformité aux exigences du RC.

Dans les 2 cas, si un document administratif est incomplet ou manquant, une régularisation peut être demandée, sous réserve d’égalité de traitement.

2. Puis en examinant les capacités professionnelles et techniques des candidats  :
 
Une fois la vérification administrative achevée, l’acheteur évalue la conformité technique des propositions.

L’analyse porte en particulier sur l’adéquation des moyens humains et matériels, sur l’expertise démontrée, ainsi que sur la pertinence des solutions constructives présentées :

​

• Mémoire technique, planning, fiches matériels, méthodologies, prise en compte des contraintes, etc..

3. Et enfin  en examinant les offres financières :
 
L’analyse financière constitue ensuite un volet central du processus. L’acheteur examine la cohérence interne des prix, leur compétitivité par rapport aux estimations préalables et leur caractère réaliste au regard des contraintes opérationnelles, ainsi que l'acte d'engagement.
 
Les éventuelles anomalies ou incohérences tarifaires sont identifiées et peuvent donner lieu à des demandes de précisions afin de sécuriser le risque d’exécution.

​
Pondération
Lorsque plusieurs critères d’attribution sont prévus, l’acheteur applique la méthode de notation établie dans les documents de consultation. Chaque offre est évaluée de manière objective selon la pondération annoncée, qu’il s’agisse du prix, de la valeur technique, des performances environnementales ou de tout autre critère pertinent.
 
Cette phase vise à comparer les propositions de façon transparente et traçable.

Enfin, l’acheteur formalise son analyse dans un rapport détaillé, destiné à justifier le choix du candidat auquel les travaux seront attribués.
 
Ce document reprend les motifs de sélection ou de rejet, les classements obtenus, ainsi que l’ensemble des éléments ayant contribué à la décision finale.
 
L’objectif est d’assurer une parfaite conformité aux règles de la commande publique et de garantir une décision éclairée, fondée sur la qualité et la fiabilité des offres.

Offres sous format papier 
Edition du rapport d’analyse détaillant :

• La méthode de notation et les résultats pondérés.

• Le classement final.

• La proposition d’attribution.

• La signature, date et heure du rapport.​

Les documents papier sont archivés physiquement.

Offres dématérialisées 
L'acheteur génère informatiquement le rapport d’analyse détaillant :

• La méthode de notation et les résultats pondérés.

• Le classement final.

• La proposition d’attribution.

• Les logs de traçabilité.
  ​

Les dossiers sont archivés électroniquement sur le profil acheteur ou l’outil d’archivage interne.

Ce rapport peut être soumis à la commission d’appel d’offres (pour les collectivités soumises à cette instance) ou validé par l’autorité compétente.

Avant l’attribution définitive, l’acheteur effectue les dernières vérifications concernant le candidat pressenti :

​

• Absence d’interdictions de soumissionner.

• Conformité documentaire finale.

• Cohérence des prix.

• Régularité fiscale et sociale.

• Une convocation à soutenance pourra être envoyée à l'entreprise pressentie afin de répondre aux dernières interrogations de l'acheteur.

• Une négociation pourra également être lancée en fonction de la procédure concernée.

Pour les candidats non retenus, l’acheteur informe l’ensemble des candidats en leur communiquant :

• Le classement.

• Les motifs détaillés du rejet.

 
Pour le ou les candidats attributaires :
Offres papier : l'acheteur transmet une notification par courrier recommandé ou autre moyen permettant de notifier l'attribution du marché et rendant le contrat exécutoire. L'acheteur demandera la signature du marché par l'entreprise.

Offres dématérialisées : notification via la plateforme utilisée pour la consultation, permettant de notifier l'attribution du marché et rendant le contrat exécutoire. L'acheteur demandera la signature électronique du marché par l'entreprise.

À compter de la notification, le maître d’ouvrage peut lancer la phase de préparation du chantier (ordres de service, réunion de lancement, plan d’assurance qualité, etc..).

Enfin, le maître d’ouvrage archive l’ensemble des pièces de la consultation : avis, DCE, procès-verbaux, rapports d’analyse, décisions d’attribution, notifications. Cette traçabilité est exigée par l’article R2184-1 du Code de la commande publique pour garantir la sécurité juridique du marché.